Descripcion General de CumpleAI6452c20

CumpleAI es un CRM (Customer Relationship Management) con inteligencia artificial, disenado especificamente para despachos contables mexicanos. Es una plataforma SaaS multi-tenant que permite a tu despacho gestionar clientes, obligaciones fiscales, cobranza, comunicacion por WhatsApp, tickets de soporte y mucho mas desde una sola interfaz.

Esta guia te acompanara paso a paso en el uso de CumpleAI. Cada seccion esta pensada para que aprendas a sacar el maximo provecho de la plataforma, sin importar tu rol dentro del despacho.

Que es CumpleAI6452c20

CumpleAI nacio para resolver los problemas mas comunes de los despachos contables en Mexico:

• Cumplimiento fiscal fragmentado: Las obligaciones de cada cliente se pierden entre hojas de calculo, correos y recordatorios manuales. CumpleAI centraliza todas las obligaciones en un calendario inteligente con alertas automaticas.
• Comunicacion dispersa: Los mensajes con clientes van por WhatsApp personal, correo y llamadas sin registro. CumpleAI integra WhatsApp Business directamente en la plataforma, con historial completo por cliente.
• Cobranza manual: El seguimiento de pagos de honorarios se hace a mano. CumpleAI automatiza el flujo de cobranza con recordatorios y estatus en tiempo real.
• Falta de visibilidad: Los socios y gerentes no saben como avanza el trabajo del equipo. CumpleAI ofrece dashboards en tiempo real con indicadores clave por rol.
• Inteligencia artificial: CumpleAI usa IA para asistir en la clasificacion de documentos, resumen de conversaciones y sugerencias de cumplimiento.

Caracteristicas principales

Conceptos Clave6452c20

Antes de comenzar a usar CumpleAI, es importante que entiendas los tres conceptos fundamentales sobre los que se construye la plataforma.

Organizaciones (Multi-Tenant)

CumpleAI es una plataforma multi-tenant. Esto significa que multiples despachos contables pueden usar la misma plataforma, pero cada uno opera en un espacio completamente aislado.

• Cada despacho es una Organizacion (por ejemplo, "CADOR ERH & Asociados" o "Despacho Morales & Asociados").
• Los datos de una organizacion nunca son visibles para otra.
• Cada organizacion tiene su propia configuracion, usuarios, clientes y suscripcion.
• Al iniciar sesion, automaticamente accedes al espacio de tu organizacion.

Departamentos (Oficinas)

Dentro de cada organizacion, el trabajo se puede organizar por Departamentos. Un departamento tipicamente representa una oficina fisica o una division operativa del despacho.

Por ejemplo, un despacho con presencia en dos ciudades podria tener:

• Guadalajara — Oficina principal con contabilidad general
• Penasco — Sucursal enfocada en clientes de la region

Los departamentos permiten:

• Filtrar clientes por oficina
• Asignar colaboradores a una o mas oficinas
• Ver metricas y reportes por departamento
• Que los gerentes supervisen unicamente su departamento

Roles de Usuario

CumpleAI utiliza un sistema de control de acceso basado en roles (RBAC). Cada usuario tiene exactamente un rol que determina que puede ver y que puede hacer dentro de la plataforma.

El sistema contempla 7 roles, cada uno con un alcance diferente:

Tabla de Roles6452c20

El rol CLIENTE no tiene acceso al CRM interno. Si necesitas informacion sobre el Portal del Cliente, consulta la guia separada "Portal del Cliente".

Matriz de Acceso6452c20

La siguiente tabla muestra el acceso de cada rol a las diferentes secciones del CRM. Los simbolos indican:

• Si = Acceso completo (ver, crear, editar)
• Lectura = Solo puede ver, no puede modificar
• Parcial = Ve solo los datos de su alcance (sus clientes, su departamento)
• No = Sin acceso a esta seccion

Los contadores solo ven la columna "Cuota mensual" si su rol lo permite. Los roles Contador y Nomina no ven informacion financiera de honorarios en la lista de clientes.

Estructura de Navegacion6452c20

La interfaz de CumpleAI se organiza en tres areas principales:

Barra lateral (Sidebar)

La barra lateral izquierda es el menu principal de navegacion. Su contenido cambia segun tu rol:

Grupo principal (todos los roles internos):

• Dashboard — Tu panel de inicio personalizado
• Clientes — Gestion de clientes del despacho
• Cumplimiento — Calendario de obligaciones fiscales
• Pipeline — Seguimiento de prospectos y oportunidades
• Cobranza — Facturacion y control de pagos
• Tickets — Sistema de soporte y solicitudes

Grupo de comunicacion:

• WhatsApp — Mensajeria integrada
• Reportes — Informes y estadisticas
• Equipo — Gestion de colaboradores

Grupo de administracion:

• Configuracion — Ajustes del sistema
• Admin — Panel de administracion (solo Owner y Admin)

Controles inferiores:

• Ejecutar onboarding — Volver a ejecutar el asistente de configuracion
• Compacto / Comodo — Alternar densidad de la interfaz
• Modo oscuro / claro — Alternar tema visual
• Colapsar menu — Minimizar la barra lateral para mas espacio

Barra lateral con todas las secciones visibles para el rol Propietario

Encabezado (Header)

El encabezado superior contiene:

• Menu hamburguesa (solo en movil) — Abre la barra lateral
• Titulo de la pagina o migas de pan (breadcrumbs) para navegacion profunda
• Barra de busqueda — Busqueda rapida accesible con el atajo Cmd+K (macOS) o Ctrl+K (Windows)
• Campana de notificaciones — Muestra alertas de cumplimiento, pagos, documentos, tickets y WhatsApp con contador de no leidas
• Avatar del usuario — Muestra tus iniciales y permite cerrar sesion

Atajo de teclado: Busqueda rapida

Plataformas y Acceso6452c20

CumpleAI es una aplicacion web responsiva. Puedes acceder desde:

• Computadora de escritorio — Experiencia completa con barra lateral expandida
• Tablet — Interfaz adaptada con barra lateral colapsable
• Telefono movil — Interfaz movil con navegacion tipo hamburguesa

URLs de acceso

CumpleAI funciona en cualquier navegador moderno: Chrome, Firefox, Safari y Edge. Recomendamos usar la version mas reciente de tu navegador para la mejor experiencia.

Soporte y Ayuda6452c20

Si tienes dudas o problemas durante el uso de CumpleAI:

Siguiente capitulo: Primeros Pasos

Primeros Pasos6ea1b5e

Este capitulo es una guia practica de inicio para usuarios finales del CRM. Se enfoca en que hacer paso a paso, sin detalles tecnicos.

Que necesitas antes del primer acceso6ea1b5e

Tu admin interno debe compartirte:

• correo de trabajo,
• contrasena temporal o inicial,
• rol asignado (Owner, Admin, Manager, Accountant, Payroll, Viewer),
• departamento/equipo esperado.

Si falta algun dato, solicita confirmacion antes de iniciar.

Proceso de primer inicio de sesion6ea1b5e

Asistente de onboarding6ea1b5e

El onboarding se adapta al rol:

• Owner/Admin: configuracion de organizacion, equipo, departamentos, clientes y vista operativa general.
• Manager: gestion de equipo, bloqueos y seguimiento operativo.
• Accountant/Payroll: clientes asignados, tareas diarias, tickets y documentos.
• Viewer: recorrido de navegacion en modo solo lectura.

Puedes retomarlo despues segun politicas de tu organizacion.

Navegacion basica6ea1b5e

• Sidebar: menu principal segun rol.
• Header: contexto rapido, notificaciones y acciones de usuario.
• Area central: trabajo por modulo.

Rutina recomendada para arrancar el dia:

Problemas comunes en el primer acceso6ea1b5e

• Contrasena incorrecta: usar recuperacion de contrasena.
• Falta de acceso a modulos: solicitar ajuste de rol/alcance.
• Pantallas vacias: validar asignaciones de datos a tu usuario.
• Sesion expirada: volver a iniciar sesion.

Resumen de procesos6ea1b5e

Dashboard6452c20

El Dashboard es la primera pantalla que ves al iniciar sesion en CumpleAI. No es un panel generico: CumpleAI genera un dashboard completamente diferente segun tu rol, mostrando unicamente los indicadores y la informacion relevante para tu trabajo diario.

Este capitulo describe en detalle los 5 dashboards especificos por rol.

Dashboard Ejecutivo ({role:owner} Propietario)6452c20

El Dashboard Ejecutivo esta disenado para los socios y directores del despacho. Ofrece una vision completa del negocio con metricas financieras, de cumplimiento y de productividad.

Vista completa del Dashboard Ejecutivo para el rol Propietario

Tira de KPIs

En la parte superior del dashboard se muestran 5 tarjetas con los indicadores clave del mes:

La tarjeta "Ganancia de Socios" es exclusiva del rol Propietario. Si necesitas que otro usuario vea esta informacion, debes otorgarle el rol de Propietario.

Graficos

Debajo de los KPIs, el dashboard muestra dos graficos interactivos:

Ingresos por Oficina (Grafico de barras)

Muestra una comparacion entre lo facturado y lo cobrado por cada departamento/oficina del despacho. Cada oficina tiene dos barras:

• Facturado — Monto total de honorarios emitidos
• Cobrado — Monto efectivamente recibido

Pasa el cursor sobre una barra para ver el monto exacto en formato MXN.

Grafico de barras comparando facturado vs. cobrado por oficina

Tendencia de Cumplimiento (Grafico de linea)

Muestra la evolucion del porcentaje de cumplimiento fiscal a lo largo del tiempo. El eje Y va de 0% a 100% y cada punto representa el porcentaje de obligaciones cumplidas en un periodo dado.

Tabla de Distribucion de Socios

Esta tabla muestra como se reparten los ingresos entre los socios del despacho:

Lista de Clientes con Opinion Negativa

En la parte inferior izquierda se muestra una tabla con los clientes que tienen opinion de cumplimiento negativa ante alguna institucion:

Las opiniones negativas del SAT pueden generar problemas serios para tus clientes, incluyendo la cancelacion de sellos digitales. Revisa esta lista diariamente y toma accion inmediata.

Si no hay clientes con opiniones negativas, se mostrara el mensaje "Sin opiniones negativas en [mes actual]".

Carga de Trabajo por Colaborador

En la parte inferior derecha se muestra un grafico de barras horizontal con la distribucion de carga de trabajo entre los colaboradores:

• Cada fila representa un colaborador
• Dos barras por colaborador: Tareas y Clientes
• Permite identificar rapidamente desbalances en la carga de trabajo

Dashboard Operativo ({role:admin} Administrador)6452c20

El Dashboard del Administrador se enfoca en las metricas operativas del sistema, automatizaciones e incidencias. A diferencia del Propietario, no incluye las ganancias de socios pero agrega herramientas de monitoreo del sistema.

Vista del Dashboard Operativo para el rol Administrador

Tira de KPIs

Monitor de Automatizaciones

Tabla que muestra el estado de las automatizaciones del sistema:

Gestion de Opiniones de Cumplimiento

Tres tarjetas con resumen estadistico por institucion:

SAT | IMSS | INFONAVIT

Cada tarjeta muestra:

• Total de opiniones registradas
• Desglose: Positivas, Negativas y Pendientes (con colores semanticos)

Incidencias Recientes

Lista cronologica de las incidencias del sistema. Cada entrada muestra:

• Punto de severidad — Rojo (critica), amarillo (media), verde (baja)
• Titulo de la incidencia
• Badge de estado — Abierta, Investigando o Resuelta
• Timestamp de cuando se registro

Estado del Sistema

Panel de salud de los servicios internos de CumpleAI:

• Cada fila muestra un servicio o metrica
• Punto de estado — Verde (Operativo), amarillo (Degradado), rojo (Caido)
• Uptime — Porcentaje de disponibilidad

Dashboard de Equipo ({role:manager} Gerente)6452c20

El Dashboard del Gerente esta orientado a la supervision del equipo. Muestra el progreso de los contadores, las tareas bloqueadas y los proximos vencimientos.

Vista del Dashboard de Equipo para el rol Gerente

Tira de KPIs

4 tarjetas con indicadores del equipo:

El "Dia 17" es la fecha limite para la presentacion de declaraciones mensuales de IVA e ISR en Mexico. Esta cuenta regresiva te ayuda a planificar el cierre mensual.

Semaforo por Contador

Tabla central que muestra el estado de cada contador del equipo:

Que Esta Bloqueado

Tabla filtrable que muestra las tareas bloqueadas del equipo:

Filtros disponibles:

Distribucion de Carga

Grafico de barras horizontal que muestra el numero de clientes asignados por contador. Permite identificar rapidamente si hay contadores sobrecargados.

Proximos Vencimientos

Timeline vertical con las 5 tareas mas proximas a vencer:

• Cada tarea muestra un circulo numerado con los dias restantes
• El nombre del cliente y el tipo de obligacion
• La fecha de vencimiento
• Etiqueta de urgencia: Urgente (<=3 dias), Pronto (<=7 dias), o el conteo de dias

Mi Trabajo ({role:accountant} Contador)6452c20

El Dashboard "Mi Trabajo" es una vista personal disenada para que cada contador vea unicamente sus clientes, tareas y tickets asignados.

Vista del Dashboard Mi Trabajo para el rol Contador

Seccion Hero: Progreso de Cierre Mensual

En la parte superior se muestra una seccion destacada con:

• Semaforo personal — Un circulo grande de color (verde, amarillo o rojo) que indica tu estado general
• Barra de progreso — "[X] de [Y] clientes cerrados" con porcentaje
• Cuenta regresiva — Dias restantes para el dia 17

Logica del semaforo personal:

Tira de KPIs

4 tarjetas con metricas personales:

Mis Clientes

Tabla con tus clientes asignados (maximo 10 visibles):

Mis Tareas Pendientes

Lista priorizada de tus tareas de cumplimiento pendientes, ordenadas por fecha de vencimiento (las mas proximas primero):

Cada tarea muestra:

• Punto de prioridad — Color segun estado: rojo (OVERDUE), amarillo (IN_PROGRESS), azul (WAITING_ON_CLIENT), gris (TODO)
• Tipo de tarea — IVA Mensual, ISR Provisional, Nomina IMSS, etc.
• Cliente — Nombre comercial
• Fecha limite — En formato dia/mes
• Badge de estado — Estado actual de la tarea

Proximos Vencimientos

Timeline vertical con tus proximos vencimientos personales:

• Icono de reloj con color de urgencia (rojo <= 1 dia, amarillo <= 3 dias, gris > 3 dias)
• Tipo de obligacion y badge de estado
• Nombre del cliente
• Conteo de dias restantes en formato grande

Dashboard Nomina ({role:payroll} Nomina)6452c20

El Dashboard de Nomina se enfoca exclusivamente en las obligaciones relacionadas con nomina, IMSS e INFONAVIT.

Vista del Dashboard de Nomina para el rol especialista en nomina

Tira de KPIs

4 tarjetas especializadas:

Calendario de Obligaciones

Panel con las fechas clave del mes para nomina. Cada entrada muestra:

• Circulo con dia — Numero del dia del mes, con color segun estado
• Titulo de la obligacion — Descripcion de la tarea (ej. "Declaracion provisional ISR Nomina", "Pago IMSS cuotas", "Presentacion SUA")
• Badge de estado — Completado (verde), Pendiente (amarillo) o Por hacer (gris)

Las obligaciones tipicas incluyen:

Mis Tareas Pendientes

Lista de tickets abiertos y tareas de nomina IMSS pendientes:

Cada tarea muestra:

• Asunto del ticket o titulo de la tarea
• Cliente asociado
• Prioridad — Badge con color: Critica, Alta, Media o Baja
• Estado — Abierto, En progreso, Esperando cliente

Si no hay tickets abiertos, la seccion muestra las tareas de cumplimiento tipo Nomina IMSS como alternativa.

Interpretacion General de los Indicadores6452c20

Codigos de color

CumpleAI utiliza un sistema de colores consistente en toda la plataforma:

Formato monetario

Todos los montos en CumpleAI se muestran en pesos mexicanos (MXN) con formato local:

• Sin decimales: $125,000
• Con separador de miles: $1,250,000
• Prefijo $ y sufijo del contexto cuando aplica

Actualizacion de datos

Los dashboards se alimentan de datos en tiempo real a traves de la API. Los datos se actualizan automaticamente al navegar entre secciones. Si necesitas forzar una actualizacion, simplemente recarga la pagina en tu navegador.

Capitulo anterior: Primeros Pasos | Siguiente capitulo: Clientes

Clientes6452c20

El modulo de Clientes es el corazon de CumpleAI. Desde aqui gestionas toda la cartera de clientes de tu despacho: desde su alta y onboarding hasta el seguimiento diario de sus obligaciones fiscales, documentos, pagos y comunicacion.

Este capitulo cubre la lista de clientes, la pagina de detalle, el proceso de onboarding y las transiciones de estado.

Pagina de Lista de Clientes6452c20

Al hacer clic en Clientes (o Mis Clientes si eres Contador) en la barra lateral, accedes a la pagina principal del modulo.

Pagina de lista de clientes con filtros, KPIs y tabla

Visibilidad por Rol

El contenido que ves en la lista de clientes depende de tu rol:

Si eres Contador y no ves ningun cliente, significa que aun no te han asignado clientes. Contacta a tu Gerente o Administrador.

Filtros

La pagina ofrece tres mecanismos de filtrado que puedes combinar:

Filtro por estado:

En la parte superior se muestran botones tipo "pill" para filtrar por estado del cliente:

El boton seleccionado se muestra con fondo oscuro y texto claro. Los demas mantienen fondo transparente con borde.

Filtro por oficina:

Debajo del filtro de estado, encontraras botones para filtrar por departamento/oficina:

• Todas — Sin filtro de oficina
• Guadalajara — Solo clientes de la oficina de Guadalajara
• Penasco — Solo clientes de la oficina de Penasco

Barra de busqueda:

A la derecha de los filtros de oficina se encuentra un campo de busqueda:

Los tres filtros se pueden combinar. Por ejemplo, puedes buscar "tacos" entre los clientes Activos de la oficina Guadalajara.

Tira de KPIs

Debajo de los filtros se muestran 4 tarjetas de resumen rapido basadas en los clientes de tu alcance (segun tu rol):

Tabla de Clientes

La tabla principal muestra los siguientes campos:

Paginacion

La tabla muestra 15 clientes por pagina. En la parte inferior encontraras:

• Indicador: "Mostrando 1 - 15 de 47 clientes"
• Boton Anterior: Ir a la pagina previa (deshabilitado en la primera pagina)
• Indicador de pagina: "Pagina 1 de 4"
• Boton Siguiente: Ir a la siguiente pagina (deshabilitado en la ultima pagina)

Crear Nuevo Cliente6452c20

Solo los roles {role:owner} Propietario, {role:admin} Administrador y {role:manager} Gerente pueden crear nuevos clientes.

Pagina de Detalle del Cliente6452c20

Al hacer clic en un cliente de la lista, accedes a su pagina de detalle completa. Esta pagina es el expediente digital del cliente y contiene toda su informacion organizada en secciones.

Pagina de detalle con encabezado, secciones colapsables y pestanas

Encabezado del Cliente

La parte superior muestra un resumen del cliente:

Columna izquierda:

• Nombre legal (titulo principal) con badge de estado y badge de oficina
• Nombre comercial debajo del titulo
• RFC en formato monoespacio con fondo destacado
• Regimen fiscal
• Nombre del contacto principal
• Correo electronico
• Telefono
• Contador asignado

Acciones rapidas (botones debajo de la informacion de contacto):

• Enviar WhatsApp — Abre la conversacion de WhatsApp con el cliente
• Crear Ticket — Abre el formulario para crear un ticket relacionado con este cliente
• Agregar Nota — Agrega una nota interna al expediente del cliente

Columna derecha:

• Cuota mensual en formato grande y destacado
• Servicios contratados como badges (Contabilidad, Nomina, Cumplimiento, Planeacion Fiscal)
• Barra de progreso de onboarding (solo visible si el cliente esta en estatus ONBOARDING)

Secciones Colapsables

Debajo del encabezado hay 4 paneles colapsables que organizan la informacion detallada del cliente:

Informacion Fiscal (abierta por defecto)

Contactos

Servicios Contratados

Tarjetas individuales por cada servicio, mostrando:

• Nombre del servicio (Contabilidad, Nomina, etc.)
• Estado del servicio (Activo, Pausado, Suspendido)

Asignacion

Muestra el contador asignado al cliente con su avatar de iniciales. Si aun no tiene contador asignado, muestra "Sin asignar".

Pestanas de Detalle

Debajo de las secciones colapsables se encuentran las pestanas con la informacion operativa del cliente. Las pestanas disponibles son:

Pestana: Cumplimiento

Tabla con las obligaciones fiscales del cliente:

Pestana: Documentos

Lista de documentos con tarjetas expandibles:

Cada documento muestra:

• Tipo — Constancia Fiscal, Acta Constitutiva, Identificacion, e.firma, etc.
• Nombre del archivo
• Estado — Badge de estatus
• Fecha de carga y quien lo subio
• Tamano del archivo

Funcionalidades adicionales por documento:

• Historial de versiones — Expande para ver todas las versiones previas con fecha, autor y razon del cambio
• Registro de acceso — Expande para ver quien vio o descargo el documento, con fecha e IP

Pestana: Pagos

Resumen financiero y tabla de historial:

Resumen (3 tarjetas):

• Total Adeudado — Suma de todos los montos de honorarios
• Total Pagado — Suma de pagos recibidos
• Saldo — Diferencia (se resalta en color si hay saldo pendiente)

Tabla de historial:

Pestana: Tickets

Tabla con los tickets de soporte del cliente:

Pestana: Actividad

Timeline cronologico de todas las acciones registradas sobre el cliente. Cada entrada muestra:

• Icono segun tipo de actividad (cumplimiento, documento, pago, ticket, WhatsApp, nota, cambio de estado, asignacion)
• Titulo y descripcion de la accion
• Timestamp de cuando ocurrio
• Usuario que realizo la accion (con iniciales)

Pestana: Mensajes (WhatsApp)

Interfaz tipo chat que muestra la conversacion de WhatsApp con el cliente:

• Encabezado — Nombre del cliente, telefono y conteo de mensajes
• Area de mensajes — Burbujas de chat con separadores por fecha

• Mensajes salientes (del despacho) en fondo oscuro, alineados a la derecha

• Mensajes entrantes (del cliente) en fondo claro, alineados a la izquierda

• Soporte para texto, documentos, imagenes y plantillas

• Indicadores de lectura (visto, entregado, enviado, fallido)
• Barra de entrada — Campo para escribir nuevo mensaje (visual en esta version)

Pestana: Notas

Espacio para notas internas del equipo sobre el cliente:

Flujo de Onboarding de Clientes6452c20

Cuando se crea un nuevo cliente, este entra en un proceso de onboarding estructurado que asegura que toda la documentacion necesaria este completa antes de comenzar a trabajar con el.

Proceso paso a paso

Pestana de Onboarding

Cuando accedes al detalle de un cliente en ONBOARDING, la pestana activa por defecto es "Onboarding", que muestra:

Barra de Progreso de Documentacion:

• "[X] de [Y] completados" con barra visual

Indicador de SLA:

• Dias restantes del plazo permitido para completar el onboarding
• Barra de progreso que se colorea en rojo cuando se acerca al limite (>80% del tiempo consumido)
• Texto: "[X] dias transcurridos de [Y] dias permitidos"

Razon de Bloqueo (si aplica):

Si el onboarding esta bloqueado, se muestra un aviso destacado con icono de advertencia y la razon del bloqueo.

Lista de Documentos Requeridos:

Checklist con cada documento necesario:

• Nombre del documento requerido
• Icono de enlace si ya tiene documento adjunto
• Fecha de subida (si aplica)
• Notas de rechazo (si fue rechazado)
• Badge de estado

Flujo de Estado:

Al final de la pestana de onboarding se muestra un diagrama horizontal con los pasos del flujo:

No Iniciado > En Progreso > Bloqueado > Listo > Activo

El paso actual se resalta con fondo de color. La logica es:

• No Iniciado — No se ha subido ningun documento
• En Progreso — Al menos un documento subido pero no todos verificados
• Bloqueado — Hay una razon de bloqueo registrada
• Listo — Todos los documentos estan verificados
• Activo — El cliente fue activado (ya no deberia estar en onboarding)

Transiciones de Estado6452c20

Los clientes en CumpleAI pueden estar en uno de 4 estados. Las transiciones entre estados siguen reglas especificas:

Diagrama de transiciones

ONBOARDING ---[Documentacion completa]---> ACTIVE
ACTIVE -----[Falta de pago/problema]-----> BLOCKED
BLOCKED ----[Problema resuelto]----------> ACTIVE
ACTIVE -----[Termino de relacion]--------> INACTIVE
BLOCKED ----[Termino de relacion]--------> INACTIVE
INACTIVE ---[Reactivacion]--------------> ONBOARDING

Descripcion de cada estado

Bloquear un cliente suspende todas las tareas automaticas de cumplimiento. Asegurate de que el bloqueo sea intencional y que el cliente este informado, ya que podria tener obligaciones fiscales proximas a vencer.

Quien puede cambiar el estado

Los Gerentes pueden activar clientes que completan su onboarding, pero no pueden bloquear ni desactivar clientes. Estas acciones criticas estan reservadas para Propietarios y Administradores.

Buenas Practicas6452c20

Para Propietarios y Administradores

• Revisa semanalmente la tira de KPIs para monitorear la salud de la cartera
• Atiende los clientes en BLOCKED antes de que se acumulen
• Asigna un contador a cada cliente nuevo lo antes posible
• Configura los servicios correctos desde el inicio para que las obligaciones se generen automaticamente

Para Gerentes

• Filtra por tu oficina para ver solo los clientes de tu departamento
• Revisa que los contadores de tu equipo no tengan clientes sin atender
• Monitorea los clientes en ONBOARDING para que no excedan el SLA

Para Contadores

• Revisa diariamente la lista "Mis Clientes" para identificar semaforos amarillos o rojos
• Usa las notas internas para documentar acuerdos o situaciones especiales con cada cliente
• Completa el onboarding de clientes nuevos lo antes posible para poder iniciar el servicio

Para Especialistas en Nomina

• Filtra los clientes por servicio de nomina para enfocarte en tu cartera
• Revisa las fechas de presentacion del calendario de obligaciones en tu dashboard

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Cumplimiento Fiscal6452c20

El modulo de Cumplimiento es el corazon operativo de CumpleAI. Aqui gestionas el ciclo mensual de obligaciones fiscales de todos tus clientes ante el SAT, IMSS e INFONAVIT. Desde la generacion automatica de tareas hasta la carga de evidencia y el cierre del periodo, este modulo te guia paso a paso para que ningun cliente quede fuera de cumplimiento.

Dashboard de cumplimiento con tareas del periodo actual

Estructura del modulo6452c20

El modulo de Cumplimiento esta organizado en cinco pestanas que cubren diferentes perspectivas del ciclo fiscal:

Ciclo mensual de cumplimiento6452c20

CumpleAI opera bajo un ciclo mensual estandarizado que refleja las obligaciones fiscales mexicanas. Cada mes sigue el mismo patron:

Dias clave del ciclo

El dia 17 de cada mes es la fecha limite oficial para la presentacion de declaraciones mensuales ante el SAT. Todos los clientes que no hayan cumplido para esta fecha se marcan como en riesgo y se activan alertas de escalamiento.

Auto-generacion de tareas

El dia 1 de cada mes, CumpleAI genera automaticamente 3 tareas por cliente activo:

Adicionalmente, segun el regimen fiscal del cliente, se generan tareas de:

• IVA Mensual -- Declaracion mensual de IVA
• ISR Provisional -- Pago provisional de ISR
• Nomina IMSS -- Timbrado de nomina y cuotas patronales
• Declaracion Anual -- Solo en periodos correspondientes

Pestana: Tareas6452c20

La pestana de Tareas es tu centro de operaciones diario. Muestra todas las tareas de cumplimiento del periodo seleccionado con indicadores en tiempo real.

KPIs de cumplimiento

En la parte superior encontraras 6 tarjetas de indicadores:

Flujo de estados de una tarea

Cada tarea de cumplimiento sigue un flujo de estados bien definido:

Por Hacer --> En Progreso --> Esperando Cliente --> Presentada --> Aceptada
                                                                     |
                                                              --> Problema

Filtros disponibles

La tabla de tareas incluye tres filtros combinables:

Columnas de la tabla

La tabla muestra las siguientes columnas:

• Cliente -- Nombre comercial del cliente
• Tarea -- Titulo descriptivo de la tarea
• Tipo -- Badge con el tipo de obligacion (IVA, ISR, Nomina, Anual)
• Fecha Limite -- Fecha limite de cumplimiento
• Asignado a -- Nombre del contador responsable
• Estado -- Badge de estado con codigo de color

Carga de evidencia6452c20

Al completar una tarea de cumplimiento, debes cargar la evidencia que compruebe la presentacion ante la autoridad correspondiente.

Tipos de evidencia aceptados

Pestana: Calendario6452c20

La vista de Calendario te da una perspectiva visual de las obligaciones fiscales distribuidas a lo largo del mes.

Navegacion del calendario

• Usa las flechas < y > para moverte entre meses
• El mes y ano actuales se muestran en el encabezado
• Los dias de la semana se abrevian como Lun, Mar, Mie, Jue, Vie, Sab, Dom

Codigos de color por dia

Cada dia del calendario muestra un indicador visual basado en el estado de las obligaciones programadas:

Detalle del dia

Al hacer clic en un dia especifico, se despliega un panel con la lista de eventos de ese dia. Cada evento muestra:

• Tipo de obligacion -- Badge indicando IVA, ISR, Nomina, IMSS, INFONAVIT o Anual
• Cliente -- Nombre del cliente asociado
• Descripcion -- Detalle de la obligacion
• Estado -- Estado actual de la tarea

Vista de calendario con obligaciones fiscales del mes

Pestana: Mapa de Calor6452c20

El Mapa de Calor es una herramienta de analisis que muestra las tasas de cumplimiento de cada cliente a lo largo de los ultimos 6 meses en formato de matriz.

Como leer el mapa

• Filas -- Cada fila representa un cliente
• Columnas -- Cada columna representa un mes (Sep 2025 a Feb 2026)
• Celdas -- Muestran la tasa de cumplimiento como porcentaje y el conteo de tareas completadas vs totales

Escala de colores

El Mapa de Calor te permite identificar rapidamente patrones. Si un cliente muestra multiples meses en rojo, es senal de que requiere atencion especial y posiblemente una reunion para entender los bloqueos.

Pestana: Opiniones6452c20

Las opiniones de cumplimiento son documentos oficiales que emiten el SAT, IMSS e INFONAVIT indicando si un contribuyente esta al corriente con sus obligaciones.

Tipos de opinion

Resultados posibles

Cada opinion puede tener dos resultados:

Una opinion negativa del SAT puede impedir que el cliente participe en licitaciones publicas, cobre facturas al gobierno o realice ciertos tramites. CumpleAI crea automaticamente un ticket de alta prioridad cuando detecta una opinion negativa para que el equipo actue de inmediato.

Auto-creacion de tickets por opinion negativa

Cuando el sistema registra una opinion negativa, automaticamente:

Tabla de opiniones

La tabla de opiniones muestra:

• Cliente -- Nombre comercial
• Tipo -- SAT, IMSS o INFONAVIT
• Resultado -- Positiva o Negativa con badge de color
• Periodo -- Mes y ano de la opinion
• Fecha de consulta -- Cuando se obtuvo la opinion
• Acciones -- Ver detalle, descargar documento

Pestana: Flujo Mensual6452c20

El Flujo Mensual es una representacion visual tipo timeline del ciclo automatizado de cumplimiento. Muestra los 8 hitos del mes y su estado actual.

Hitos del flujo

Cada hito muestra:

• Dia del mes -- Cuando se ejecuta o se espera la accion
• Titulo -- Nombre del hito
• Descripcion -- Detalle de lo que sucede en este punto
• Estado -- Completado, En progreso, o Pendiente
• Clientes afectados -- Numero de clientes involucrados
• Tareas -- Numero de tareas asociadas
• Indicador critico -- Los hitos criticos (como el dia 17) se resaltan visualmente

Timeline del ciclo mensual mostrando hitos completados y pendientes

Alertas y escalamientos6452c20

CumpleAI implementa un sistema progresivo de alertas para asegurar que ninguna obligacion pase desapercibida:

Cronologia de alertas

Despues del dia 17, las tareas vencidas se escalan automaticamente al gerente del departamento. Si el gerente no toma accion en 48 horas, la alerta se eleva al nivel de direccion ({role:owner}).

Cierre mensual6452c20

El cierre mensual es el proceso de confirmar que todas las obligaciones de un periodo han sido atendidas.

Meta: Dia 17

La meta operativa del despacho es tener todas las declaraciones presentadas antes del dia 17. Esta meta se refleja en:

• El KPI de "% cumplimiento antes del dia 17" en la pestana de Pipeline > KPIs
• El indicador de semaforo en la tarjeta de cada colaborador
• Los reportes mensuales de la direccion

Proceso de cierre

Visibilidad por rol6452c20

La informacion visible en el modulo de Cumplimiento varia segun tu rol:

Si eres {role:accountant}, el sistema filtra automaticamente para mostrarte solo las tareas de los clientes que tienes asignados. No necesitas aplicar ningun filtro adicional.

Vista por regimen del cliente6452c20

El calendario de obligaciones se adapta segun el regimen fiscal de cada cliente:

Consejos practicos6452c20

Pipeline6452c20

El modulo de Pipeline es tu centro de gestion operativa. Combina una vista Kanban de tareas, un monitor de bloqueos, perfiles de colaboradores y metricas clave de desempeno en un solo lugar. Si el modulo de Cumplimiento se enfoca en que debe hacerse, Pipeline se enfoca en como va el trabajo y quien lo esta haciendo.

Vista Kanban del Pipeline mostrando tareas en diferentes columnas de estado

Estructura del modulo6452c20

Pipeline se organiza en cuatro pestanas, cada una diseñada para un proposito especifico:

Pestana: Pipeline (Kanban)6452c20

La pestana principal del Pipeline te muestra el flujo de trabajo en formato Kanban -- una vista horizontal de columnas donde cada columna representa un estado.

Modos de visualizacion

Puedes alternar entre dos modos usando los botones en la esquina superior derecha:

Columnas del Kanban

El tablero Kanban tiene 5 columnas, una por cada estado:

Tarjetas del Kanban

Cada tarjeta en el tablero representa una tarea y contiene:

• Asunto -- Titulo descriptivo de la tarea
• Cliente -- Nombre del cliente asociado
• Prioridad -- Indicador visual por color:

• Rojo: Critica

• Naranja (dusty rose): Alta

• Amarillo (muted): Media

• Azul (slate): Baja
• Categoria -- Tipo de tarea (Cumplimiento, Documentos, Consulta fiscal, Sistema, Onboarding, Facturacion)
• Asignado -- Iniciales del colaborador en un avatar circular
• Comentarios -- Icono con el numero de comentarios

Drag-and-drop

Para cambiar el estado de una tarea, simplemente arrastras su tarjeta de una columna a otra:

Notas con @menciones

Algunas tarjetas incluyen notas internas con @menciones. Las menciones se renderizan como badges interactivos que resaltan el nombre del colaborador mencionado. Por ejemplo:

"Revisando documentacion con @Carlos Herrera para avanzar rapido."

Esto facilita la comunicacion rapida dentro del contexto de cada tarea.

Filtros

En la parte superior del tablero encontraras filtros para refinar la vista:

Tablero Kanban mostrando tarjetas con prioridades y asignaciones

Pestana: Bloqueados6452c20

La pestana de Bloqueados es un monitor critico que agrupa todas las tareas que no pueden avanzar por alguna razon. Esta es una de las vistas mas importantes para los roles {role:manager} y {role:owner}.

KPIs de bloqueo

En la parte superior se muestran 4 indicadores clave:

Tipos de bloqueo

Cada elemento bloqueado se clasifica en una de cuatro categorias:

Filtros de la pestana

Tabla de bloqueados

La tabla muestra cada elemento con las siguientes columnas:

Codigo de color por antiguedad

Las filas de la tabla usan un codigo de color basado en la antiguedad del bloqueo:

Los bloqueos de mas de 15 dias representan un riesgo critico. Si ves elementos en alerta alta, prioriza su resolucion de inmediato. Un bloqueo prolongado puede derivar en incumplimiento fiscal para el cliente.

Tabla de bloqueados con indicadores de alerta por antiguedad

Pestana: Por Colaborador6452c20

Esta pestana muestra una tarjeta resumen para cada colaborador del equipo, permitiendote evaluar la carga de trabajo y el rendimiento individual de un vistazo.

Tarjeta del colaborador

Cada tarjeta incluye:

Estadisticas por colaborador

Debajo de la informacion basica, cada tarjeta muestra metricas operativas:

Sistema de semaforo

El semaforo indica el estado general del colaborador:

Clientes en riesgo

Cuando un colaborador tiene clientes en riesgo, estos se listan debajo de las estadisticas con su nombre. Esto te permite identificar rapidamente que clientes necesitan atencion adicional.

Pestana: KPIs6452c20

La pestana de KPIs ofrece una vision analitica del rendimiento del equipo con graficos y tablas de metricas.

Metricas principales

Cumplimiento antes del dia 17

Un grafico de linea que muestra el porcentaje de tareas completadas antes de la fecha limite mensual (dia 17) a lo largo de los ultimos 6 meses.

Una tasa de cumplimiento consistente por encima del 85% indica que el equipo tiene un buen ritmo de trabajo. Si la tasa baja por debajo del 80%, es momento de revisar la carga de trabajo y los bloqueos.

Dias promedio de cierre

Promedio de dias que toma completar una tarea desde su creacion hasta su cierre. Este indicador se muestra como:

• Numero global del periodo actual
• Desglose por colaborador en una tabla comparativa

Distribucion de carga de trabajo

Un grafico de barras que compara por cada colaborador:

• Clientes asignados -- Barras en azul oscuro (navy)
• Tareas pendientes -- Barras en rosa polvo (dusty rose)

Esto te permite identificar desbalances en la asignacion de trabajo. Si un colaborador tiene 37 clientes y 19 tareas pendientes mientras otro tiene 20 clientes y 6 tareas, probablemente necesitas redistribuir.

Distribucion de razones de bloqueo

Un grafico de pastel (pie chart) que muestra la proporcion de cada tipo de bloqueo:

Si "Documentacion pendiente" o "Esperando cliente" representan mas del 50% de los bloqueos, considera implementar mejores procesos de comunicacion con los clientes o usar mas activamente el canal de WhatsApp.

Tabla de cumplimiento por portafolio

Debajo de los graficos encontraras una tabla detallada con el rendimiento de cada colaborador:

Graficos de KPIs mostrando tendencias de cumplimiento y carga de trabajo

Visibilidad por rol6452c20

La informacion visible en Pipeline varia segun tu rol:

Si eres {role:accountant}, el Kanban se convierte en tu herramienta personal de gestion. Veras solo tus tareas asignadas, lo que simplifica la vista y te permite enfocarte en tu trabajo.

Flujo de trabajo recomendado6452c20

Para sacar el maximo provecho del Pipeline, te recomendamos el siguiente flujo diario:

Cobranza6452c20

El modulo de Cobranza te da control completo sobre los ingresos del despacho: facturacion, cobros, ingresos extraordinarios y la distribucion entre socios. Desde el seguimiento de pagos mensuales hasta la gestion de proyectos especiales como tramites SIROC o REPSE, todo se centraliza aqui.

Dashboard de Cobranza General con KPIs y grafico de tendencia

Estructura del modulo6452c20

Cobranza se organiza en cuatro pestanas que cubren diferentes aspectos de la gestion financiera del despacho:

Filtro de oficina

En la parte superior del modulo encontraras un filtro global de oficina que aplica a todas las pestanas:

El filtro de oficina es especialmente util para los socios que quieren ver el rendimiento de cada ubicacion por separado antes de revisar el consolidado.

Pestana: Cobranza General6452c20

La pestana de Cobranza General te da una vision ejecutiva del estado financiero del periodo actual.

KPIs principales

Se muestran 4 tarjetas de indicadores en la parte superior:

Una tasa de cobro saludable para un despacho contable esta por encima del 85%. Si tu tasa esta por debajo, revisa los pagos pendientes y vencidos en la tabla de pagos.

Grafico de tendencia (6 meses)

Debajo de los KPIs encontraras un grafico de barras que compara los ingresos facturados vs cobrados de los ultimos 6 meses (Sep 2025 a Feb 2026). Esto te permite:

• Identificar estacionalidad en los cobros
• Detectar meses con alta diferencia entre facturado y cobrado
• Proyectar ingresos futuros basandote en tendencias

Las barras usan dos colores:

• Azul oscuro (navy) -- Ingresos facturados
• Rosa polvo (dusty rose) -- Ingresos cobrados

Tabla de pagos

La tabla detalla cada pago individual del periodo actual:

Filtros de estado de pago

Puedes filtrar la tabla por estado:

Resumen de ingresos extra

Al final de la pestana de Cobranza General se muestra un resumen de los ingresos extraordinarios del periodo, con el detalle de cada concepto, su estado y monto.

Tabla de pagos del periodo actual con filtros de estado

Pestana: Facturas6452c20

La pestana de Facturas te permite gestionar el ciclo de vida completo de las facturas del despacho.

Flujo de una factura

Cada factura pasa por los siguientes estados:

Emitida --> Recibida --> Cobrada
                |
                +--> Pendiente --> Vencida

KPIs de facturacion

En la parte superior se muestran indicadores del periodo:

Crear factura nueva

Para crear una nueva factura:

Tabla de facturas

La tabla muestra todas las facturas del periodo con:

Los montos se muestran en formato de moneda mexicana: $29,750 (sin centavos) o $29,750.50 (con centavos cuando aplica). El sistema usa el formato es-MX estandar.

Pestana: Ingresos Extra6452c20

Los Ingresos Extra representan servicios especiales que el despacho cobra mas alla de la cuota mensual regular. Estos pueden ser proyectos unicos, tramites especializados o asesorias.

Categorias de ingresos extra

Tipos de cobro

Cada ingreso extra se cobra de una de dos formas:

Crear ingreso extra

Tabla de ingresos extra

La tabla muestra cada ingreso con:

Alcance de ingresos

Cada ingreso extra tiene un alcance que determina como se distribuye:

Los tramites SIROC y REPSE tipicamente son OFFICE_ONLY porque son servicios de la oficina local. Los proyectos de planeacion fiscal y asesorias especiales suelen ser SHARED_PARTNERS porque benefician al despacho completo.

Tabla de ingresos extra con categorias y montos calculados

Pestana: Socios6452c20

La pestana de Socios es exclusiva para el rol {role:owner} y proporciona visibilidad sobre como se distribuyen los ingresos entre los socios del despacho.

Tarjetas de socios

En la parte superior se muestra una tarjeta por cada socio del despacho:

Distribucion de porcentajes

Los ingresos compartidos (SHARED_PARTNERS) se dividen entre los socios segun su porcentaje de participacion. Por ejemplo, para 3 socios con participacion equitativa:

Los centavos de diferencia en la distribucion se ajustan automaticamente para que la suma siempre coincida con el monto total. El ultimo socio en la lista absorbe los centavos de redondeo.

Alcance de ingresos por socio

Es importante entender que no todos los ingresos se comparten:

Tabla de asignaciones

La tabla detalla cada ingreso compartido con su distribucion:

Planeacion Fiscal Q1 - Grupo del Pacifico
Oficina: Guadalajara | Total: $29,750 | Pagado: $29,750

  Alexis:    $9,916 / $9,916 (cobrado)
  David:     $9,916 / $9,916 (cobrado)
  Gabriela:  $9,918 / $9,918 (cobrado)

Formato de moneda6452c20

En todo el modulo de Cobranza, los montos se presentan en pesos mexicanos (MXN) con el formato estandar:

Visibilidad por rol6452c20

Flujo de trabajo recomendado6452c20

Para mantener la cobranza al dia, sigue este flujo mensual:

Tickets6452c20

El modulo de Tickets es el sistema de soporte interno de CumpleAI. Aqui se gestionan todas las solicitudes, incidencias y consultas -- tanto las creadas manualmente como las generadas automaticamente por el sistema cuando detecta una opinion negativa u otro problema critico.

Lista de tickets con filtros de estado y prioridad

Estructura del modulo6452c20

El modulo de Tickets tiene dos vistas principales:

KPIs de tickets6452c20

En la parte superior de la lista de tickets se muestran 4 indicadores clave:

Los tickets criticos se resaltan porque representan situaciones que requieren atencion inmediata: opiniones negativas del SAT, errores en declaraciones ya presentadas o bloqueos que afectan a multiples clientes.

Filtros y busqueda6452c20

El modulo ofrece tres mecanismos para encontrar tickets rapidamente.

Filtro por estado

Una fila de botones en la parte superior permite filtrar por estado:

Filtro por prioridad

Debajo de los filtros de estado encontraras filtros de prioridad:

Busqueda por texto

Un campo de busqueda con icono de lupa permite buscar tickets por:

• Asunto del ticket
• Nombre del cliente asociado

La busqueda es en tiempo real: los resultados se filtran conforme escribes.

Tabla de tickets6452c20

La tabla principal muestra los tickets con las siguientes columnas:

Ordenamiento

Los tickets se ordenan automaticamente por prioridad de mayor a menor:

Dentro de la misma prioridad, se mantiene el orden por fecha de creacion.

Navegacion al detalle

Para ver el detalle completo de un ticket, haz clic en cualquier fila de la tabla. Seras redirigido a la pagina de detalle /tickets/[id].

Categorias de tickets6452c20

Cada ticket se clasifica en una de seis categorias:

La categoria Cumplimiento es la mas comun y frecuentemente se genera automaticamente cuando el sistema detecta una opinion negativa del SAT, IMSS o INFONAVIT.

Crear ticket nuevo6452c20

Para crear un ticket manualmente:

Auto-creacion de tickets6452c20

CumpleAI genera tickets automaticamente en las siguientes situaciones:

Detalle del ticket6452c20

Al hacer clic en un ticket de la lista, accedes a su vista de detalle completa.

Encabezado del ticket

La parte superior muestra:

Informacion del ticket

Un panel lateral muestra la informacion estructurada:

Cambio de estado

En la vista de detalle puedes cambiar el estado del ticket usando un dropdown:

Conversacion del ticket

La parte central de la vista de detalle es la conversacion: un hilo cronologico de comentarios donde los colaboradores discuten y resuelven el ticket.

Cada comentario muestra:

@Menciones

Dentro de los comentarios puedes mencionar a otros colaboradores usando el formato @Nombre Completo. Las menciones se renderizan como badges interactivos que resaltan el nombre del mencionado.

Ejemplo:

"@Carlos Herrera favor de revisar la documentacion del cliente antes del viernes."

Agregar comentario

En la parte inferior de la conversacion encontraras un campo de texto para agregar nuevos comentarios:

Adjuntos

Los tickets soportan archivos adjuntos que pueden cargarse tanto al crear el ticket como en los comentarios. Los formatos soportados incluyen PDF, XML e imagenes.

Vista de detalle de un ticket con conversacion y panel de informacion

Paginacion6452c20

La lista de tickets usa paginacion con 15 tickets por pagina. En la parte inferior de la tabla encontraras controles de navegacion:

Al cambiar un filtro de estado o prioridad, la paginacion se reinicia automaticamente a la pagina 1 para que siempre veas los primeros resultados del nuevo filtro.

Visibilidad por rol6452c20

La informacion visible en el modulo de Tickets varia segun tu rol:

Si eres {role:accountant}, el sistema filtra automaticamente para mostrarte solo los tickets de los clientes que tienes asignados. Esto se basa en el employeeId de tu perfil y el campo assignedTo de cada ticket.

Flujo de estados de un ticket6452c20

Los tickets siguen un flujo logico de estados:

Abierto --> En Progreso --> Esperando Cliente --> Resuelto --> Cerrado

Tambien es posible regresar a estados anteriores:

• De Esperando Cliente a En Progreso cuando el cliente responde
• De Resuelto a En Progreso si la solucion no fue aceptada
• De Cerrado a Abierto si el problema resurge (reabrir)

Significado de cada estado

Integracion con otros modulos6452c20

Los tickets no viven aislados -- se conectan con otros modulos de CumpleAI:

Desde Cumplimiento

Cuando se detecta una opinion negativa (SAT, IMSS o INFONAVIT), el modulo de Cumplimiento crea automaticamente un ticket de categoria "Cumplimiento" con prioridad "Alta".

Desde Pipeline

Los bloqueos prolongados (mas de 15 dias) pueden generar tickets para escalar la situacion. Estos tickets se vinculan al cliente y al colaborador responsable.

Desde el Portal del Cliente

Los clientes pueden crear tickets desde el Portal (portal.cumpleai.com). Estos tickets aparecen en la lista general del modulo de Tickets con el origen marcado como "Cliente".

Consejos practicos6452c20

WhatsApp6452c20

CumpleAI integra WhatsApp Business API como canal principal de comunicación con tus clientes. Desde este módulo puedes enviar y recibir mensajes, gestionar plantillas aprobadas por Meta, monitorear el bot de inteligencia artificial y revisar métricas de uso en tiempo real.

Acceso: Propietario, Admin, Gerente, Contador.

Ruta de navegación: Menú lateral > WhatsApp.

Visión general de la interfaz6452c20

La pantalla de WhatsApp se organiza en cinco pestañas ubicadas en la parte superior:

• Total Conversaciones — cantidad de chats activos.
• Mensajes sin Leer — mensajes pendientes de atención.
• Plantillas Enviadas Hoy — volumen de plantillas disparadas en el día.
• Tasa de Respuesta — porcentaje de mensajes entrantes que recibieron respuesta.

Indicadores clave del módulo WhatsApp

Conversaciones6452c20

La pestaña principal muestra un diseño dividido en dos paneles: la lista de conversaciones a la izquierda y el panel de mensajes a la derecha.

Lista de conversaciones

Cada elemento de la lista muestra:

• Avatar con iniciales del cliente.
• Nombre del cliente en texto prominente.
• Último mensaje truncado como vista previa.
• Hora del último mensaje (formatos: hora, "Ayer", día de la semana, o fecha).
• Contador de no leídos como insignia rosa cuando hay mensajes pendientes.

En la parte superior de la lista encontrarás un campo de búsqueda para filtrar conversaciones por nombre de cliente o contenido del mensaje.

Panel lateral con la lista de chats activos

Buscar una conversación

Panel de mensajes

Al seleccionar una conversación, el panel derecho muestra el hilo completo de mensajes con el diseño clásico de burbujas:

• Mensajes salientes (enviados por tu equipo) — alineados a la derecha, fondo sutil.
• Mensajes entrantes (del cliente) — alineados a la izquierda, fondo claro.

Cada burbuja incluye:

• Texto del mensaje o contenido de la plantilla.
• Marca de tiempo en la esquina inferior.
• Indicador de estado para mensajes salientes:

• Un palomita gris — Enviado.

• Doble palomita gris — Entregado.

• Doble palomita oscura — Leído.

• Icono de alerta — Fallido.

Hilo de conversación con burbujas de mensaje

Se manejan cuatro tipos de mensaje: Texto (libre), Plantilla (aprobada por Meta), Documento (PDF, Excel, etc.) e Imagen.

Enviar un mensaje

Enviar una plantilla

Iniciar una nueva conversación

Bot AI6452c20

El bot de inteligencia artificial de CumpleAI atiende consultas frecuentes de los clientes por WhatsApp de forma automática, sin intervención humana.

Conversaciones del bot

La sección Bot AI muestra un historial de todas las interacciones gestionadas por el bot:

• Resuelta por bot — la IA proporcionó una respuesta satisfactoria y el cliente no requirió atención humana.
• Escalada a agente — la consulta fue derivada a un contador o agente humano para atención personalizada.

Historial de interacciones del bot con clientes

Capacidades del bot

El bot puede: consultar estado de declaraciones, informar sobre vencimientos, consultar saldos y pagos, listar documentos requeridos, crear tickets automáticamente, y escalar a un agente humano.

Auto-respuestas y escalamiento

Transcripción de notas de voz

CumpleAI transcribe automáticamente los mensajes de voz que los clientes envían por WhatsApp. Cada transcripción muestra:

• Cliente — nombre y número de teléfono.
• Duración — tiempo del audio (por ejemplo, 0:42).
• Transcripción — texto completo generado por IA a partir del audio.
• Ticket — identificador del ticket vinculado (si aplica).
• Hora — marca de tiempo de recepción.

Mensajes de voz transcritos automáticamente por IA

Las transcripciones permiten a tu equipo revisar rápidamente el contenido sin necesidad de escuchar cada audio, lo que agiliza la atención especialmente en horarios de alta demanda.

Plantillas6452c20

Las plantillas son mensajes pre-aprobados por Meta que puedes enviar a tus clientes fuera de la ventana de conversación de 24 horas. CumpleAI incluye un catálogo robusto de plantillas diseñadas para despachos contables mexicanos.

Catálogo de plantillas

El catálogo se presenta como una tabla con los siguientes campos:

Categorías de plantillas

CumpleAI organiza las plantillas en cinco categorías:

Documentos — Solicitudes y gestión de documentación.

• Solicitud de Documento: Pide al cliente que envíe un documento específico.
• Solicitud Firma Digital: Invita al cliente a firmar un documento a través del portal.

Recordatorios — Avisos de vencimientos y obligaciones fiscales.

• Recordatorio Documento Faltante: Segundo aviso cuando un documento no ha sido recibido.
• Notificación de Vencimiento: Alerta urgente con días restantes.
• Aviso Declaración Anual: Recordatorio de temporada de declaración anual.

Estado de Caso — Actualizaciones sobre trámites en proceso.

• Actualización Estado de Caso: Informa al cliente sobre cambios en su expediente.

Confirmaciones — Acuses de recibo y bienvenidas.

• Confirmación Recepción Documento: Confirma que el despacho recibió un documento.
• Bienvenida Onboarding: Mensaje de bienvenida para clientes nuevos.
• Confirmación de Pago Recibido: Acuse de pago con referencia.

Encuestas — Medición de satisfacción.

• Encuesta de Satisfacción: Solicita calificación del 1 al 5 al cliente.

Variables en plantillas

Las plantillas usan variables entre doble llave que se sustituyen al momento del envío:

Respuestas rápidas

Muchas plantillas incluyen botones de respuesta rápida que el cliente puede tocar directamente en WhatsApp (por ejemplo: "Ya lo envié" / "Necesito más tiempo", "Entendido, gracias" / "Tengo una pregunta"). Estos botones simplifican la interacción y generan datos estructurados para el seguimiento.

Notificaciones a empleados6452c20

Esta pestaña muestra las alertas internas que el sistema envía automáticamente a los contadores y gerentes de tu equipo a través de WhatsApp.

Tipos de notificación

Estados de entrega

Cada notificación muestra su estado de entrega:

• Entregado — el mensaje llegó al dispositivo del empleado.
• Leído — el empleado abrió y leyó el mensaje.
• Fallido — la entrega falló (el empleado puede estar sin conexión o con WhatsApp desvinculado).

Vista de la tabla de notificaciones

Cada fila de la tabla muestra:

• Empleado — nombre del destinatario.
• Tipo — etiqueta del tipo de notificación.
• Mensaje — contenido completo de la alerta.
• Cliente relacionado — a qué cliente se refiere la notificación.
• Hora — marca de tiempo del envío.
• Estado — indicador de entrega.

Registro de alertas enviadas al equipo por WhatsApp

Métricas6452c20

La pestaña de métricas ofrece una visión analítica del uso de WhatsApp en tu despacho con tres visualizaciones:

Volumen diario de mensajes

Un gráfico de líneas que muestra la evolución diaria de mensajes enviados y recibidos durante los últimos 30 días.

• Línea azul — mensajes enviados.
• Línea rosa — mensajes recibidos.
• Los picos típicos se observan en días hábiles, con caídas en fines de semana.

Este gráfico te ayuda a identificar tendencias de comunicación y planificar la capacidad de tu equipo.

Distribución por tipo de destinatario

Un gráfico de dona (pie) que muestra cómo se distribuyen los mensajes entre:

• Clientes — mensajes directos a clientes.
• Empleados — notificaciones internas al equipo.
• Bot Automático — respuestas generadas por la IA.

Uso de plantillas por categoría

Un gráfico de barras horizontales que muestra la frecuencia de uso de cada categoría de plantilla:

• Confirmaciones (mayor uso).
• Recordatorios.
• Documentos.
• Estado de Caso.
• Encuestas (menor uso).

Dashboard de métricas con gráficos de uso de WhatsApp

Seguimiento de mensajes6452c20

CumpleAI rastrea el estado de cada mensaje enviado por WhatsApp Business API. Los cuatro estados posibles forman una progresión:

El estado se actualiza en tiempo real en el hilo de conversación y también se refleja en los reportes de métricas.

Buenas prácticas6452c20

• Respeta la ventana de 24 horas: Después de 24 horas sin respuesta del cliente, solo puedes enviar plantillas aprobadas.
• Usa respuestas rápidas: Los botones de respuesta rápida aumentan la tasa de respuesta y generan datos estructurados.
• Revisa las transcripciones: Los audios transcritos te permiten priorizar la atención sin escuchar cada mensaje.
• Monitorea la tasa de entrega: Si muchos mensajes marcan "Fallido", verifica la configuración de la API en la sección de Configuración.
• Aprovecha el bot: Deja que la IA atienda consultas frecuentes y enfoca a tu equipo en tareas de alto valor.
• Personaliza las plantillas: Usa las variables disponibles para que cada mensaje se sienta personalizado.

Reportes y Analítica6452c20

El módulo de Reportes y Analítica de CumpleAI te ofrece una visión completa del desempeño de tu despacho contable a través de tres dimensiones analíticas: Ingresos, Cumplimiento y Clientes. Todos los gráficos se alimentan de datos reales del sistema y se actualizan en tiempo real.

Acceso: Propietario, Admin, Gerente. Los Contadores ven solo reportes de sus clientes asignados.

Ruta de navegación: Menú lateral > Reportes.

Controles globales6452c20

En la parte superior de la página encontrarás los controles que afectan a todos los gráficos y tablas del módulo.

Selector de periodo

Un grupo de botones permite elegir el rango temporal de los datos:

Botones de exportación

A la derecha del selector de periodo se ubican tres acciones:

• Exportar CSV — descarga los datos tabulares en formato CSV compatible con Excel.
• Exportar PDF — genera un documento PDF con los gráficos y tablas.
• Programar Reporte — abre un menú desplegable con tres frecuencias:

• Diario

• Semanal

• Mensual

Selector de periodo y botones de exportación

Programar un reporte automático

Exportar un gráfico individual

Cada sección de gráficos incluye un botón de descarga independiente que exporta solo los datos de esa visualización:

Analítica de Ingresos6452c20

La primera sección del módulo se enfoca en el desempeño financiero de tu despacho. Incluye tres gráficos:

Ingresos acumulados

Un gráfico de área que muestra la evolución de los ingresos durante los últimos 6 meses con dos series:

• Ingresos acumulados — línea superior con relleno de área, representa el total facturado acumulado.
• Cobrado acumulado — línea inferior, muestra el efectivo recibido acumulado.

La diferencia entre ambas líneas representa las cuentas por cobrar acumuladas. Un gráfico sano muestra que la línea de cobro sigue de cerca a la de ingresos.

Lectura clave: Si la brecha entre ambas líneas se agranda mes a mes, indica un problema creciente de cobranza.

Gráfico de área con ingresos y cobro acumulado en 6 meses

Cobro por oficina

Un gráfico de barras apiladas que desglosa los cobros mensuales por oficina del despacho (por ejemplo, Guadalajara y Peñasco).

• Cada barra representa un mes.
• Los segmentos de color muestran la contribución de cada oficina.
• El tooltip muestra los montos exactos al pasar el cursor.

Lectura clave: Permite identificar qué oficinas generan más ingresos y detectar tendencias de crecimiento o contracción por ubicación.

Barras apiladas con cobro mensual por oficina

Top 10 clientes

Una tabla ranking que muestra los 10 clientes con mayor facturación, ordenados de mayor a menor:

Lectura clave: Un cliente con alta facturación pero bajo cobro requiere atención inmediata del área de cobranza.

Analítica de Cumplimiento6452c20

La segunda dimensión analítica se centra en el cumplimiento fiscal de tus clientes. Incluye tres visualizaciones:

Tendencia de cumplimiento

Un gráfico de línea que muestra la tasa de cumplimiento mensual (porcentaje de obligaciones presentadas a tiempo) durante los últimos 6 meses.

• El eje Y representa el porcentaje de cumplimiento (0% a 100%).
• El eje X muestra los meses.
• Los datos provienen del endpoint /api/reports/compliance.

Lectura clave: Una tendencia descendente indica que el equipo está presentando declaraciones fuera de plazo. Investiga si es un problema de carga de trabajo o de documentación faltante del cliente.

Gráfico de línea con la tendencia mensual de cumplimiento

Distribución de tareas

Un gráfico de dona que muestra la distribución de tareas de compliance del periodo actual por estado:

Lectura clave: Un alto porcentaje en "Esperando" sugiere que necesitas enviar más recordatorios a los clientes para que entreguen su documentación.

Gráfico de dona con distribución de tareas por estado

Cumplimiento por contador

Un gráfico de barras horizontales que muestra la tasa de cumplimiento individual de cada contador del equipo:

• Cada barra representa a un contador.
• La longitud indica su porcentaje de cumplimiento (obligaciones completadas / total asignadas).
• Los contadores se ordenan por tasa de cumplimiento.

La información se acompaña del total de tareas y las completadas para cada empleado.

Lectura clave: Identifica a los contadores con menor cumplimiento para ofrecer apoyo, redistribuir carga de trabajo o implementar capacitación.

Analítica de Clientes6452c20

La tercera dimensión ofrece visibilidad sobre la composición y evolución de tu cartera de clientes.

Clientes por régimen fiscal

Un gráfico de pie que segmenta a tus clientes por tipo de régimen fiscal. Las categorías típicas incluyen:

• Persona Moral (General de Ley).
• Persona Física con Actividad Empresarial.
• RESICO (Régimen Simplificado de Confianza).
• Sueldos y Salarios.
• Otros regímenes.

Los datos provienen del campo de régimen fiscal registrado en el perfil de cada cliente.

Lectura clave: Conocer la distribución de regímenes te permite planificar la capacitación de tu equipo y asignar contadores especializados por tipo de contribuyente.

Gráfico de pie con distribución de clientes por régimen fiscal

Clientes por estado

Un gráfico de barras que muestra cuántos clientes tienes en cada estado:

Nuevos clientes por mes

Un gráfico de barras que muestra la cantidad de clientes nuevos registrados cada mes durante los últimos 6 meses.

Lectura clave: Te ayuda a visualizar las tendencias de adquisición de clientes y planificar la capacidad de tu equipo para atender nuevas altas.

Responsividad de gráficos6452c20

Todos los gráficos del módulo de Reportes están construidos con contenedores responsivos que se adaptan al tamaño de la pantalla:

• Escritorio: Los gráficos se muestran a una altura de 300px con todos los ejes, leyendas y tooltips visibles.
• Móvil: La altura se reduce a 200px y algunos elementos se simplifican para mejorar la legibilidad en pantallas pequeñas.

Los tooltips interactivos muestran los valores exactos al pasar el cursor (escritorio) o al tocar el gráfico (móvil).

Permisos por rol6452c20

El alcance de los datos visibles en Reportes depende del rol del usuario:

Casos de uso comunes6452c20

Revisar el desempeño mensual del despacho

Preparar una junta de resultados trimestrales

Identificar problemas de cobranza

Glosario de métricas6452c20

Equipo6452c20

El módulo de Equipo te permite gestionar a los miembros de tu despacho contable, monitorear su desempeño en tiempo real, revisar sesiones de actividad, administrar roles y permisos, y consultar el registro de auditoría de todas las acciones realizadas en el sistema.

Acceso: Propietario, Admin, Gerente.

Ruta de navegación: Menú lateral > Equipo.

Indicadores clave (KPIs)6452c20

En la parte superior de la página se muestra una barra de cuatro KPIs:

Navegación por pestañas6452c20

El módulo se organiza en cinco pestañas:

Tarjetas de empleados6452c20

La vista principal muestra una cuadrícula de tarjetas, una por cada miembro del equipo. Cada tarjeta contiene:

Información del encabezado

• Avatar con iniciales del empleado y fondo de color según el rol:

• Fondo rosa para Propietarios (Partners).

• Fondo oscuro para el resto de los roles.
• Indicador de estado — un círculo de color en la esquina inferior del avatar:

• Oscuro — En línea.

• Rosado — Ausente.

• Gris — Desconectado.
• Nombre completo del empleado.
• Semáforo de desempeño — indicador visual junto al nombre:

• Oscuro con etiqueta "Excelente" — cumplimiento superior al 85%.

• Rosado con etiqueta "Aceptable" — cumplimiento entre 70% y 85%.

• Rosa fuerte con etiqueta "Atención" — cumplimiento inferior al 70%.
• Rol — cargo dentro del despacho.

Datos de contacto

• Oficina — ubicación o departamento.
• Email — correo electrónico.
• Teléfono — número de contacto.

Métricas de actividad

• Último acceso — fecha y hora del último inicio de sesión.
• Horas — horas trabajadas hoy y en la semana.

Métricas de desempeño

Barra de cumplimiento

En la parte inferior de la tarjeta se muestra una barra de progreso de cumplimiento:

• El porcentaje se calcula como: tareas completadas / total de tareas asignadas.
• El color de la barra refleja el semáforo: oscuro (excelente), rosado (aceptable) o rosa fuerte (atención).

Vista de tarjetas con información de cada empleado

Acciones por tarjeta

Cada tarjeta incluye dos botones de acción:

• Ver sesiones (icono de ojo) — abre el detalle de sesiones del empleado.
• Editar (icono de lápiz) — abre el formulario de edición del perfil.

Jerarquía organizacional6452c20

CumpleAI implementa una jerarquía de tres niveles para despachos contables:

Propietario / Admin (Director)
    └── Gerente Contable
            └── Contador / Especialista Nómina

Roles del despacho

Vista de Actividad6452c20

La pestaña de Actividad presenta un gráfico de barras agrupadas que compara la carga de trabajo de cada empleado:

• Eje X: Nombre del empleado (formato corto: nombre + primer apellido).
• Barras azul/oscuro: Número de tareas de compliance asignadas.
• Barras rosa: Número de clientes activos.

Este gráfico te permite identificar desequilibrios en la distribución del trabajo y tomar decisiones sobre reasignación de clientes.

Barras comparativas de carga de trabajo por empleado

Interpretar la carga de trabajo

• Muchas tareas + pocos clientes: El empleado tiene clientes con alta complejidad fiscal.
• Pocos tareas + muchos clientes: El empleado atiende clientes sencillos (RESICO, sueldos y salarios).
• Ambos valores altos: Posible sobrecarga. Considera redistribuir.
• Ambos valores bajos: El empleado tiene capacidad para recibir más clientes.

Vista de Sesiones6452c20

La pestaña de Sesiones muestra un registro detallado de las sesiones de trabajo de cada empleado.

Lista de empleados con sesiones

Para cada empleado se muestra:

• Avatar e iniciales.
• Nombre y rol.
• Estado actual (En línea, Ausente, Desconectado).
• Botón expandir para ver el historial de sesiones.

Detalle de sesiones

Al expandir un empleado, se muestra una tabla con su historial:

Historial de sesiones de trabajo por empleado

Roles y Permisos6452c20

La pestaña de Roles y Permisos presenta el sistema de control de acceso basado en roles (RBAC) de CumpleAI.

Definición de roles

En la parte superior se muestran tarjetas para cada rol, con:

• Icono representativo del rol.
• Nombre del rol.
• Cantidad de usuarios con ese rol.
• Descripción de las capacidades del rol.

Matriz de permisos

Debajo de las tarjetas se presenta una tabla de permisos cruzada (roles vs. recursos):

Matriz de permisos RBAC por rol y recurso

Registro de Auditoría6452c20

La pestaña de Registro de Auditoría muestra un log cronológico de todas las acciones realizadas en el sistema.

Filtros disponibles

En la parte superior encontrarás tres selectores para filtrar el log:

• Por usuario — selecciona un empleado específico o "Todos".
• Por acción — filtra por tipo de acción (login, creación, edición, etc.).
• Por entidad — filtra por tipo de recurso (Cliente, Documento, Ticket, etc.).

Tipos de acciones registradas

Detalle de cada entrada

Cada fila del log muestra:

• Icono y etiqueta de la acción.
• Usuario que realizó la acción.
• Detalle — descripción legible del cambio.
• Entidad — tipo y nombre del recurso afectado.
• IP — dirección IP del usuario.
• Fecha y hora — marca de tiempo exacta.

Al hacer clic en una entrada, se expande para mostrar los estados antes y después del cambio (cuando aplica):

• Estado anterior: Valores del registro antes de la modificación.
• Estado posterior: Valores después de la modificación.

Ejemplo de cambio expandido:

Acción: Rol cambiado
Usuario: Ricardo Vázquez Aceves
Detalle: Rol actualizado de Contador Junior a Contador
Estado anterior: { role: "Contador Junior" }
Estado posterior: { role: "Contador" }

Log de auditoría con detalle expandido de una acción

Semáforo de desempeño6452c20

El semáforo es un sistema visual que clasifica a cada empleado según su tasa de cumplimiento:

(Tareas completadas + Tareas presentadas + Tareas aceptadas) / Total de tareas asignadas × 100

El semáforo aparece tanto en la tarjeta del empleado como en la barra de cumplimiento.

Asignación de clientes6452c20

La asignación de clientes a contadores se gestiona desde dos puntos del sistema:

Desde el módulo de Equipo

Desde el módulo de Clientes

Invitar miembros al equipo6452c20

Para agregar un nuevo miembro a tu despacho:

Buenas prácticas6452c20

• Revisa el semáforo semanalmente: Identifica a empleados en "Atención" antes de que las obligaciones se venzan.
• Equilibra la carga de trabajo: Usa el gráfico de Actividad para detectar desequilibrios y redistribuir clientes.
• Consulta la auditoría ante incidentes: El registro de auditoría es tu primera fuente de información cuando algo no funciona como se esperaba.
• Mantén los roles actualizados: Si un empleado cambia de responsabilidades, actualiza su rol para que los permisos reflejen sus nuevas funciones.
• Monitorea las sesiones: Las sesiones te ayudan a verificar la actividad del equipo y detectar accesos no autorizados.

Configuración6452c20

El módulo de Configuración centraliza todos los ajustes de tu organización en CumpleAI. Se divide en nueve secciones accesibles desde una barra de navegación horizontal en la parte superior de la página. Cada sección se muestra como un bloque independiente con scroll suave.

Acceso: Propietario, Admin. Algunas secciones de solo lectura son visibles para Gerentes.

Ruta de navegación: Menú lateral > Configuración.

Navegación entre secciones6452c20

La barra superior muestra las nueve secciones como botones con icono y etiqueta:

Barra de navegación horizontal con las 9 secciones

General6452c20

La sección General muestra los datos principales de tu despacho contable. Los campos se alimentan de la configuración de tu organización en el sistema.

Campos de información

Formulario con los datos principales del despacho

WhatsApp6452c20

Esta sección permite configurar y monitorear la conexión con WhatsApp Business API.

Estado de la conexión

En la parte superior se muestra un indicador de estado:

• Conectado (icono de verificación) — la API está activa y funcionando.
• Desconectado (icono de error) — hay un problema con la conexión.

Datos de configuración

Probar la conexión

Copiar la API Key

Seguridad: La API Key se muestra parcialmente oculta. Nunca compartas esta clave con personas fuera de tu organización.

Equipo6452c20

Esta sección muestra una tabla resumida de todos los empleados de tu organización.

Tabla de empleados

Invitar un nuevo usuario

Facturación6452c20

La sección de Facturación muestra información sobre tu plan actual y los datos de pago.

Información del plan

Integraciones6452c20

La sección de Integraciones muestra las conexiones con servicios externos.

Servicios disponibles

Notificaciones6452c20

La sección de Notificaciones permite configurar qué tipo de alertas deseas recibir.

Preferencias de notificación

Cada preferencia se muestra como una fila con:

• Etiqueta — nombre de la notificación.
• Descripción — explicación de cuándo se envía.
• Toggle on/off — interruptor para activar o desactivar.

Activar o desactivar una notificación

Recomendación: No desactives los recordatorios de cumplimiento a menos que tengas un proceso alternativo para dar seguimiento a los vencimientos fiscales.

Emails6452c20

La sección de Emails permite gestionar las plantillas de correo electrónico que CumpleAI envía automáticamente a tus clientes.

Plantillas disponibles

CumpleAI incluye seis plantillas de email predefinidas:

Variables y edición de plantillas

Las plantillas usan variables entre doble llave ({{firm_name}}, {{client_name}}, {{deadline_date}}, {{obligation_name}}, {{portal_url}}, etc.) que se sustituyen automáticamente al enviar.

Editar una plantilla de email

Historial de envíos

Debajo de las plantillas se muestra una tabla con el historial de correos enviados (destinatario, plantilla, asunto, fecha, estado). Los estados posibles son: Entregado, Abierto, Rebotado y Pendiente.

Tabla con el historial de correos enviados y su estado

Automatizaciones6452c20

La sección de Automatizaciones muestra las reglas que CumpleAI ejecuta automáticamente para enviar recordatorios, alertas y notificaciones sin intervención manual.

Reglas predeterminadas

CumpleAI incluye 10 reglas preconfiguradas. Cada una muestra nombre, descripción, trigger, canal (WhatsApp/Email/Ambos/Sistema), frecuencia, última y próxima ejecución, y toggle on/off:

Activar o desactivar una automatización

Nota: Desactivar una regla no afecta las ejecuciones pasadas. Los mensajes y alertas ya enviados permanecen en el historial.

Tabla de reglas de automatización con toggles on/off

Seguridad6452c20

La sección de Seguridad detalla las medidas de protección que CumpleAI implementa para proteger los datos de tu despacho y tus clientes.

Autenticación

Cifrado de datos

Respaldos

Sesiones activas

Puedes ver las sesiones activas de tu cuenta (dispositivo, IP, ubicación, última actividad). Para cerrar una sesión remota, haz clic en Cerrar sesión junto a la entrada correspondiente.

Activar autenticación multifactor (MFA)

Recomendación de seguridad: Activa MFA para todos los usuarios con rol de Propietario y Admin.

Buenas prácticas de configuración6452c20

• Mantén actualizada la información general: Razón social, RFC y datos de contacto correctos generan confianza en tus clientes.
• Prueba la conexión de WhatsApp regularmente: Verifica que el webhook y la API estén funcionando para no perder mensajes.
• No desactives automatizaciones críticas: Las reglas de recordatorio de cumplimiento son esenciales para evitar multas y recargos.
• Personaliza las plantillas de email: Agrega el tono y personalidad de tu despacho para una comunicación profesional.
• Activa MFA para todos los administradores: Es la medida de seguridad más efectiva contra accesos no autorizados.
• Revisa el historial de emails: Monitorea los correos rebotados para mantener actualizada tu base de datos de contactos.

Panel de Administración6452c20

El Panel de Administración es el centro de control operativo de CumpleAI. Desde aquí puedes monitorear la salud del sistema, supervisar las automatizaciones en ejecución, investigar incidentes, revisar métricas de infraestructura y gestionar la configuración avanzada de tu organización.

Acceso: Solo Propietario y Admin.

Ruta de navegación: Menú lateral > Admin.

Indicadores clave (KPIs)6452c20

En la parte superior de la página se muestra una franja de cuatro KPIs que resumen el estado operativo del sistema:

Indicadores clave del estado operativo del sistema

Monitor de Automatizaciones6452c20

La sección principal del Panel de Admin es el Monitor de Automatizaciones, que muestra una tabla detallada de todas las tareas programadas del sistema.

Tabla de automatizaciones

Estados de las automatizaciones

Activar o desactivar una automatización

Crear una nueva regla

Tabla de automatizaciones con estados y toggles

Rastreo de Incidentes6452c20

La sección de incidentes registra todos los errores y problemas detectados en los servicios de CumpleAI.

Tabla de incidentes

Niveles de severidad

Investigar un incidente

Salud del Sistema6452c20

Esta sección muestra el estado de cada microservicio de CumpleAI en tiempo real.

Tabla de servicios

Gráfico de métricas del sistema (24 horas)

Debajo de la tabla de servicios se muestra un gráfico de área con tres series de datos a lo largo de las últimas 24 horas:

• CPU — uso de procesador (%).
• Memoria — uso de RAM (%).
• Latencia — tiempo de respuesta promedio (ms).

Gráfico de área con CPU, memoria y latencia en 24 horas

Gestión de usuarios6452c20

Desde el Panel de Admin puedes gestionar todos los usuarios de tu organización.

Cambiar el rol de un usuario

Importante: Cambiar el rol de un usuario afecta inmediatamente sus permisos. Si el usuario tiene una sesión activa, los nuevos permisos se aplican en la siguiente interacción con el servidor.

Reset de contraseña

Feature flags6452c20

CumpleAI utiliza feature flags para controlar la disponibilidad de funcionalidades nuevas o experimentales.

Gestionar feature flags

Nota: Los feature flags son gestionados por el equipo de CumpleAI. Algunos flags requieren activación del plan correspondiente para estar disponibles.

Log de auditoría6452c20

El log de auditoría completo también es accesible desde el Panel de Admin. Registra todas las acciones del sistema con los siguientes datos:

Suplantación de usuario6452c20

La suplantación de usuario (impersonation) permite a los administradores ver el sistema exactamente como lo ve un usuario específico, sin conocer su contraseña. Esta función está diseñada exclusivamente para soporte técnico.

Cuándo usar la suplantación

• Un usuario reporta un problema que no puedes reproducir con tu cuenta.
• Necesitas verificar que los permisos de un rol funcionan correctamente.
• Un cliente del portal necesita ayuda y quieres ver lo que él ve.

Suplantar a un usuario

Advertencia de seguridad: Todas las acciones realizadas durante la suplantación quedan registradas en el log de auditoría con la nota de que fueron ejecutadas por un administrador en modo de suplantación. Usa esta función de manera responsable y solo cuando sea necesario.

Gestión de trial y plan6452c20

Desde el Panel de Admin puedes gestionar el estado de la suscripción de tu organización.

Estados de suscripción

Consultar estado del trial

Durante el trial, los recursos están limitados (10 clientes, 3 usuarios, 100 mensajes WhatsApp/mes, 1 GB almacenamiento, 5 automatizaciones). Al superar cualquier límite, el sistema sugiere activar un plan pagado.

Permisos del Panel de Admin6452c20

Solo Propietario y Admin tienen acceso al Panel de Admin. Ambos roles pueden ver KPIs, gestionar automatizaciones, incidentes, salud del sistema, usuarios, roles, feature flags, suplantación y reset de contraseñas. Solo el Propietario puede gestionar el plan y cancelar la suscripción. Ningún otro rol (Gerente, Contador, etc.) tiene acceso a este panel.

Buenas prácticas de administración6452c20

• Revisa los KPIs diariamente: Los indicadores de salud del sistema te alertan sobre problemas antes de que afecten a tu equipo.
• Investiga los incidentes abiertos: No dejes incidentes sin resolver. Incluso los de severidad baja pueden escalar si se acumulan.
• Monitorea el worker: El servicio cumpleai-worker ejecuta respaldos, envío de correos y recordatorios. Si muestra estado "Degradado", los procesos automáticos pueden retrasarse.
• No abuses de la suplantación: Usa esta función solo para soporte técnico legítimo. Todas las acciones quedan registradas.
• Mantén actualizados los feature flags: Si una funcionalidad experimental genera problemas, desactívala rápidamente desde los feature flags.
• Verifica los respaldos: Asegúrate de que el "Respaldo nocturno BD" se ejecute sin errores. Este es tu última línea de defensa contra pérdida de datos.
• Planifica la transición del trial: Si tu organización está en periodo de prueba, activa el plan pagado antes de que expire para evitar interrupciones de servicio.

Playbooks por Rol (CRM Web)6ea1b5e

Este capitulo define secuencias operativas por rol.

Playbook de Owner6ea1b5e

Secuencia diaria

Secuencia semanal

Playbook de Admin6ea1b5e

Proceso: crear nuevo usuario

Proceso: validacion de primer dia

Playbook de Manager6ea1b5e

Secuencia diaria

Secuencia semanal

Playbook de Accountant6ea1b5e

Secuencia diaria

Cierre del dia

• Sin vencimientos urgentes sin revisar.
• Bloqueos documentados.
• Comentarios de ticket listos para handoff.

Playbook de Payroll6ea1b5e

Secuencia diaria

Playbook de Viewer6ea1b5e

Secuencia diaria

Proceso transversal: primer login de nuevo colaborador6ea1b5e

Matriz de escalacion6ea1b5e